Assistant(e) administratif(-ve)
FONGIT - Fondation Genevoise pour l’Innovation Technologique, Switzerland

1. Mission générale du poste

Sa mission générale est :

• Assister la responsable administrative dans ses tâches telles que la facturation, les ressources humaines, les contrats de services, etc
• Assurer pour la Fongit, les fondations partenaires et les sociétés incubées la gestion de l’accueil et de la permanence téléphonique
• Gérer les tâches quotidiennes du bureau, l’infrastructure et les services du bureau
• Soutenir les autres départements de la Fongit et les start-up
• Taux d’activité : 80%-100% sur l’année

2. Positionnement hiérarchique du poste

Dénomination du/de la supérieur-e direct-e : Responsable administrative

3. Description des tâches

Activités/tâches principales

(i) Assister la Responsable administrative dans ses tâches, en particulier :

• Gestion et suivi de la facturation, en lien avec la comptable
• Rédaction de contrat de travail, suivi administratif RH, accueil et formation de nouveau collaborateur, rédaction de guides et marches à suivre (affiliations aux assurances sociales ainsi que les décomptes de l’impôt à la source, et le traitement de tous les documents y relatifs, l’annonce d’entrée et sortie des collaborateurs, demandes de permis)
• Rédaction et suivi de contrats lié à l’administration et aux finances
• Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser

(ii) Assurer pour la Fongit, les fondations partenaires et les sociétés incubées la gestion de l’accueil et de la permanence téléphonique, en particulier :

• Standard téléphonique et présence au front desk dans les heures de travail avec ponctualité
• Réception et distribution du courrier
• Accueil des visiteurs
• Mise à jour et maintien de la base des utilisateurs des espaces Fongit (accès au bâtiment et base des données)

(iii) Gérer les tâches quotidiennes du bureau, l’infrastructure et les services du bureau, en particulier:

• Gestion de la bureautique et de l’informatique de la Fongit, en appui sur les prestataires externes et partners
• Gestion de relations avec les prestataires et les fournisseurs du bâtiment (régie, photocopieuses, nettoyage, )
• Coordination de la gestion des problèmes liés au bâtiment
• Consignes de Sécurité

(iv) Soutenir les autres départements de la Fongit et les start-up

• Soutenir les autres collègues dans leur besoins et tâches d’organisation
• Favoriser la création d’un esprit de collaboration et de communauté parmi les membres de la Fongit et les start-up
• Participe aux séances du service Administration et séances de toute l’équipe.

Requirements

4. Formation et connaissances souhaitées

Formation de base

• Titulaire d’un diplôme d’une école supérieure ou Maturité professionnelle d’employé-e de commerce ou CFC d’employé-e de commerce
• Idéalement une expérience comptable

Expérience professionnelle

• Etre doté de connaissances spécifiques en secrétariat et maîtrise des outils bureautiques, idéalement une expérience de quelques années dans un poste similaire (dans les domaines de start-up ce sera un plus)

Connaissances spécifiques

• Maîtrise parfaite des outils bureautiques : messagerie, traitement de texte, tableur, logiciel de présentations
• Maîtrise de l’orthographe, capacités rédactionnelles avérées
• De langue maternelle française et bonne maîtrise de l’anglais
• Idéalement connaissance des logiciels comptable, comme Bexio ou GIT

Compétences relationnelles, aptitudes et qualités personnelles

Apte à :

• Respecter scrupuleusement les horaires et les procédures mises en place
• Rendre un travail soigné
• S’organiser, prioriser les tâches, respecter les délais
• Contribuer au travail d’équipe par une attitude constructive et des propositions d’amélioration de l’organisation
• Rédiger

Qualités personnelles attendues :

• Aptitude à l’accueil, aisance relationnelle et diplomatie
• Rigueur dans l’exécution des tâches et suivi des procédures
• Ponculaité
• Sens de l’organisation
• Discrétion et réserve, strict respect du secret professionnel
• Autonomie et sens des responsabilités, force de proposition
• Goût pour la polyvalence et des tâches/activités administratives variées
• Esprit d’équipe, dynamisme et enthousiasme

Benefits

• Training amp; Development
• Performance Bonus

Job Rewards and Benefits